- SISTEM PENGGUNAAN KAD PERAKAM WAKTU(PUNCH CARD) DI PEJABAT-PEJABAT KERAJAAN
- GARIS PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM KEHADIRAN BIOMETRIK KPT
Lampiran
GARIS PANDUAN MENGENAI CIRI-CIRI
SISTEM PERAKAM WAKTU ELEKTRONIK
PENGENALAN
Garis panduan ini disediakan untuk menerangkan ciri-ciri Sistem Perakam Waktu
Elektronik yang sesuai digunakan.
2. Perkembangan teknologi maklumat telah membolehkan pegawai dan kakitangan
agensi Kerajaan menggunakan pas keselamatan, kad akses atau sistem cap jari bagi
mengurus sistem masuk dan keluar pejabat. Penggunaan pas keselamatan, kad akses atau
sistem cap jari juga berfungsi sebagai perakam waktu pegawai dan kakitangan datang dan
pulang dari pejabat.
3. Penggunaan Sistem Perakam Waktu Elektronik mempunyai beberapa kelebihan
berbanding dengan sistem perakam waktu yang digunakan sekarang. Antara
kelebihannya ialah:
(a) Boleh mengawal pergerakan masuk dan keluar pegawai dan kakitangan
dengan lebih cekap;
(b) Boleh meningkatkan disiplin pegawai dan kakitangan;
(c) Boleh memantau, mengawas dan mengeluarkan laporan waktu pergerakan
masuk dan keluar pegawai dan kakitangan secara elektronik; dan
(d) Boleh memperoleh maklumat berkaitan waktu pergerakan masuk dan keluar
pegawai dan kakitangan dengan cepat dan tepat.
CIRI-CIRI SISTEM PERAKAM WAKTU ELEKTRONIK
4. Agensi-agensi Kerajaan juga ingin menggunakan Sistem Perakam Waktu
Elektronik hendaklah memastikan sistem perakam waktu tersebut menepati ciri-ciri
berikut:
(a) Boleh merekodkan waktu bagi semua pergerakan masuk dan keluar pegawai
dan kakitangan dari pejabat, termasuk pegawai dan kakitangan yang masuk
dan keluar pejabat selepas atau sebelum masuk waktu yang ditetapkan;
(b) Boleh mengenal pasti masa terawal dan terakhir yang direkodkan bagi
pegawai dan kakitangan bagi membantu pihak pengurusan membuat analisis;
(c) Boleh menjana laporan/maklumat waktu pergerakan masuk dan keluar
pegawai dan kakitangan berdasarkan harian, mingguan dan bulanan secara
atas talian dan juga bercetak;
(d) Boleh menjana laporan/maklumat bagi pegawai dan kakitangan yang tidak
hadir ke pejabat;
(e) Boleh diprogramkan untuk menukar status rekod kehadiran pegawai dan
kakitangan yang tidak mematuhi peraturan waktu masuk dan keluar pejabat,
seperti yang dinyatakan dalam Panduan Bagi Menggunakan Sistem Kad
Perakam Waktu Di Pejabat-Pejabat Kerajaan yang diterbitkan di bawah Surat
Pekeliling Am. Bil. 11 Tahun 1981; dan
(f) Boleh memberi kemudahan kepada pegawai dan kakitangan untuk
menjelaskan sebab-sebab mengapa waktu masuk dan keluar pejabat yang
ditetapkan tidak dipatuhi, untuk pertimbangan dan kelulusan Pegawai
Penyelia secara atas talian.
PERATURAN-PERATURAN LAIN MENGENAI PENGGUNAAN SISTEM
PERAKAM WAKTU
5. Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981 dan Panduan Bagi Menggunakan Kad
Perakam Waktu Di Pejabat-Pejabat Kerajaan serta Tanggungjawab dan Tugas-Tugas
Pegawai Pengawas yang diedarkan sebelum ini telah menggariskan peraturan dan caracara
menggunakan kad perakam waktu bagi pergerakan masuk dan keluar pegawai dan
kakitangan Kerajaan dari Pejabat. Agensi-agensi Kerajaan yang menggunakan Sistem
Kad Perakam Waktu Elektronik masih perlu melaksanakan peraturan-peraturan dan ciriciri
yang digariskan dalam garis panduan ini.
KHIDMAT NASIHAT
6. Sebarang pertanyaan/kemusykilan berkaitan dengan Surat Pekeliling ini boleh
dirujuk kepada Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU), Aras 6, Blok B2, Kompleks Jabatan Perdana Menteri, Pusat Pentadbiran
Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya di talian 03-88881199 atau f
No comments:
Post a Comment